Blog

Fungsi dan Cara Kerja Channel Manager

Channel Manager adalah salah satu aplikasi yang penting untuk membantu operasional hotel. Dalam artikel ini penulis akan menjelaskan fungsi dan juga cara kerja channel manager secara lengkap dan tuntas. Karena tidak sedikit para pelaku bisnis hotel belum mengetahui fungsi dan cara kerja dari Channel Manager.

Apa Itu Channel Manager ?

Channel Manager adalah aplikasi berbasis web online yang dapat mengelola ketersediaan dan juga harga Online Travel Agent. Kita sama-sama mengetahui, bahwa OTA adalah sangat penting untuk membantu penjualan kamar hotel. Karena dengan adanya OTA, memberikan kemudahan kepada travelers / tamu hotel dalam reservasi kamar hotel.

Fungsi Channel Manager

Channel Manager berfungsi untuk menjembatani atau penghubung antara PMS dengan OTA, sehingga sistem kerja di operasional hotel menjadi lebih efektif dan efisien. Kemudian dengan adanya Channel Manager, dapat membantu dalam meminimalisir over booking di hotel.

Cara Kerja Channel Manager

Cara kerja dari Channel Manager cukup sederhana, namun manfaatnya sangat berarti untuk operasional hotel. Berikut ini cara kerja channel manager jika tidak menggunakan Software PMS :

• Mengirim inventori dan juga harga ke semua OTA yang terhubung sesuai dengan yang telah diatur oleh pihak hotel
• Menerima reservasi dari OTA. Jika reservasi masuk dari salah satu OTA, maka jumlah inventori / ketersediaan / alokasi kamar berkurang secara otomatis sesuai dengan jumlah kamar yang di booking. Kemudian Channel Manager juga akan mengirim update berkurangnya inventori ke OTA lainnya. Ketika Channel Manager menerima reservasi dari OTA, Channel Manager juga akan mengirim email voucher ke email hotel yang telah ditentukan.
• Channel Manager juga menerima update perubahan reservasi (modify) dari OTA. Modifikasi reservasi ini biasanya dalam bentu perubahan tanggal checkin dan checkout (reschedule) ataupun perubahan kamar.

Cara Kerja Channel Manager jika dihubungkan dengan Software PMS :

• Menerima perubahan inventori, harga, stop sell dari PMS
• Channel Manager akan meneruskan dalam pengiriman ke semua OTA yang telah di hubungkan
• Channel Manager menerima reservasi dari OTA.  Jika reservasi masuk dari salah satu OTA, maka jumlah inventori / ketersediaan / alokasi kamar berkurang secara otomatis sesuai dengan jumlah kamar yang di booking. 
• Channel Manager dapat menerima penarikan data reservasi dari PMS ataupun Channel Manager mengirim (push) reservasi ke PMS setiap ada reservasi baru dari OTA, tergantung mekanisme yang diterapkan antara PMS dan Channel Manager.

Apakah Channel Manager Menjamin keamanan dari Over Booking ?

Fungsi channel manager adalah untuk meminimalisir over booking. Karena dengan Channel Manager, pengaturan room allotment dan juga rates semua OTA dapat dikelola dari satu dashboard. Akan tetapi bukan berarti menjamin keamanan 100% dari over booking ya. Karena perlu diketahui, integrasi antara channel manager dan OTA tidak real time, itu artinya ada jeda. Ketika anda mengatur inventori kamar dari channel manager 2 untuk tanggal 27 Februari 2024, maka di OTA tidak langsung berubah di waktu yang sama. Tapi ada jeda beberapa detik. Begitupun ketika masuk reservasi dari salah satu OTA, reservasi masuk ke channel manager dengan adanya jeda beberapa saat. Setelah itu Channel Manager akan mengirim perubahan inventori ke OTA lain. Jadi ada kemungkinan reservasi masuk bersamaan dari 2 atau lebih OTA, hal itu dapat menjadi penyebab terjadinya over booking meskipun probabilitasnya kecil ya. Dan biasanya itu terjadi ketika hotelnya mendapatkan banyak reservasi perharinya. Tapi sahabat hotelier jangan khawatir, karena ada beberapa trik untuk lebih menjaga keamanan dari over booking dengan menggunakan Channel Manager.

Trik Meminimalisir Over Booking dari OTA dengan Channel Manager

1. Jika memiliki jumlah kamar lebih dari 1, usahakan tidak mengisi inventori di channel manager full. Jadi jika anda memiliki kamar tipe Deluxe 30 kamar, anda dapat mengisi alokasi kamar / inventori di channel manager secara bertahap, misal 10 kamar. Jika 10 kamar sudah terjual habis, anda dapat kembali mengisi sebagian inventori di Channel Manager agar dapat di booking di OTA.
2. Jika memiliki lebih dari satu kamar, lebih aman memiliki kamar cadangan.
3. Jika anda hanya memiliki sisa 1 kamar saja, tapi anda ingin memaksimalkan occupancy 100%, anda juga boleh saja menjual di OTA. Akan tetapi triknya, jika reservasi sudah masuk via email meskipun data belum masuk ke aplikasi, harap anda segera menutup allotment dengan cara mengaktifkan Stop Sell.

Perlu hotelier ketahui bahwa tidak ada aplikasi . software yang sempurna. Over booking bisa terjadi karena hal lain diluar dugaan penyedia aplikasi. Karena Channel Manager, PMS dan OTA adalah aplikasi yang berbeda, kadang bisa terjadi permasalahan dari salah satu pihak yang menyebabkan inventori tidak sinkron antara PMS, Channel Manager dan OTA. Hal itu juga bisa menjadi penyebab over booking.

Perlukah Menggunakan Channel Manager ?

Menurut penulis yang sudah cukup lama mengenal operasional perhotelan, Channel Manager sangat diperlukan jika hotel anda memanfaatkan penjualan di berbagai OTA, minimal lebih dari 2 OTA. Karena jika anda menggunakan lebih dari 2 OTA, tanpa channel manager anda akan kesulitan mengatur inventori dan harga di semua OTA. Anda akan menghabiskan waktu yang cukup lama untuk mengatur inventori ketika jumlah kamar berkurang, baik itu berkurang dikarenakan ada rerservasi dari OTA lain ataupun ada tamu Walk-In. Lebih aman lagi jika anda juga menggunakan PMS (Property Management System). Meskipun channel manager tidak menjamin 100% keamanan dari over booking, tapi setidaknya anda dapat terbantu untuk meminimalisir. Menurut penulis, tergantung strategi penjualan dari anda sebagai operasional hotel.

Jika anda ingin menggunakan Channel Manager, penting juga untuk dihubungkan dengan PMS. Dengan begitu, ketersediaan kamar terintegrasi dengan keadaan di front office. Kemudian PMS juga menyediakan fitur-fitur yang dapat membantu semua departemen hotel seperti akunting, Resto Hotel dan juga laporan-laporan yang diperlukan oleh hotel secara lebih detail.

• #aplikasihotel
• #sistemhotel
• #perhotelan