Blog

Apa itu PMS Hotel, HMS, Channel Manager dan Online Trave Agent

Bisnis perhotelan atau akomodasi, merupakan salah satu bisnis yang menjanjikan. Tidak sedikit pelaku bisnis yang tertarik untuk bisnis di bidang akomodasi. Meskipun pada tahun 2021, menurut BPS (Badan Pusat Statistik) bisnis akomodasi mengalami penurunan yang diakibatkan wabah covid-19. Tetapi, seiring dengan kondisi yang semakin membaik karena wabah covid-19 saat ini menurun, perekonomian global mulai bangkit kembali, salah satunya tentu usaha-usaha akomodasi, yaitu tercatat 7,73 persen meningkat dari tahun 2021.

Namun, hal utama yang perlu di perhatikan dalam bisnis hotel atau akomodasi adalah pelayanan. Pelayanan yang baik, tentu akan membuat tamu hotel ingin kembali dan reputasi hotel menjadi baik. Sehingga, besar kemungkinan akan membuat okupansi (tingkat hunian hotel) tinggi. Okupansi tinggi merupakan salah satu harapan bagi para pelaku bisnis perhotelan. Hal apa saja yang perlu di tingkatkan agar tingkat hunian meningkat ? Jawabannya adalah SISTEM. Jika sistem operasional di hotel anda bagus dan berjalan dengan baik, maka hasilnya pun akan baik. 

Semua proses bisnis anda, harus tersistem dengan baik. Maksudnya, apa saja yang perlu tersistem dengan baik ?

1. Bagaimana caranya tamu mudah menemukan hotel anda dan mudah untuk di reservasi ?

2. Bagaimana caranya ketika tamu datang ke hotel tidak menunggu lama ?

3. Bagaimana caranya anda anda dapat memantau tingkat hunian dan pendapatan dari mana-pun dan kapan-pun ?

4. Bagaimana caranya semua karyawan anda bekerja dengan nyaman dan mudah ?

5. Bagaimana caranya semua data aman ?

Dan masih banyak pertanyaan lainnya yang jawabannya anda membutuhkan sisem yang terstruktur baik dan rapih. Pada zaman sekarang ini, teknologi semakin berkembang pesat. Dengan terus berkembangnya teknologi, mampu membantu proses bisnis menjadi lebih mudah dan aman. Saat ini sudah banyak penyedia aplikasi ataupun software yang mampu membantu operasional hotel. Tidak sedikit, saya menemukan pelaku bisnis hotel yang masih bingung atau belum mengetahui istilah-istilah aplikasi atau software yang bisa digunakan dalam bisnis hotel. Mungkin tidak sedikit juga yang mengetahui dan tidak asing dengan nama aplikasinya, tapi tidak mengetahui fungsinya. Aplikasi atau software apa saja yang anda perlukan dalam bisnis hotel ?

1. Software Property Management System (PMS) atau Hotel Management System (HMS)

Software PMS atau HMS merupakan software yang dapat membantu operasional hotel ataupun bisnis akomodasi lainnya. Sesuai dengan namanya, yaitu sistem manajemen hotel atau ERP Hotel (Enterprise Resource Planning). Salah satu syarat utama sebuah aplikasi / software dapat dikategorikan ERP adalah terintegrasi. Jadi software PMS / HMS harus terintegrasi. TERINTEGRASI disini adalah sistem aplikasi yang memungkinkan organisasi hotel untuk meng-otomasi dan meng-integrasikan semua proses-proses antar departemen di hotel. Mulai dari transaksi Front Office / Resepsionis, Restoran hotel, marketing sampai dengan bagian keuangan.

Dengan adanya sistem yang terintegrasi, maka aliran informasi dan proses bisnis hotel anda menjadi lebih efektif dan efisien. Maka jika ada software yang hanya menyediakan sistem Front Office saja, itu belum dikategorikan Property Management System. Karena hanya memfasilitasi untuk kebutuhan operasional Front Office. Sedangkan Software PMS, harus mem-fasilitasi semua bagian yanga da di operasional hotel. Biasanya dalam PMS terdapat 4 modul utama, diantaranya Front Office, House Keeping, Restoran dan Back Office (Akunting). Tentunya, agar operasional hotel berjalan dengan baik, hotel anda membutuhkan Software PMS. Apa saja contoh dampak positif Software PMS ?

• Proses check-in tamu menjadi lebih cepat dan tercatat dengan akurat.
• Sistem di House Keeping menjadi lebih efektif. Jadi dengan adanya aplikasi PMS, bagian house keeping dapat dengan mudah mengetahui kamar-kamar yang harus di bersihkan dan di prioritaskan.
• Dengan PMS, bagian Front Office dan Restoran terintegrasi. Di hotel, biasanya ada sistem Room Service dan tagihan tamu yang makan di resto, digabungkan dengan tagihan kamar. Dengan sofwtare PMS, itu dapat dilakukan dengan mudah karena modulnya terhubung.
• Semua catatan transaksi dari Front Office, Resto dan penjualan outlet lainnya, otomatis tercatat di bagian Akunting. Sehingga hal ini dapat memudahkan pekerjaan akunting. Dan meminimalisir kesalahan laporan keuagan.
• Anda dapat dengan mudah memantau semua laporan darimanapun dan kapanpun.
• Operasional menjadi lebih aman, karena semua proses tersistem.

Rekomendasi Software PMS Hotel Terbaik di Indonesia

2. Online Travel Agent

Traveloka, Tiket.com, Pegipegi, Agoda, Booking.com dan  Mister Aladin merupakan Online Travel Agent (OTA).  OTA merupakan agen travel online / pihak ketiga yang menjual tiket perjalanan wisata dan salah satunya adalah tiket atau voucher hotel. Untuk meningkatkan penjualan kamar hotel, sebaiknya anda daftar di Online Travel Agent (OTA). Karena dengan itu, hotel anda mudah ditemukan dan tamu akan dengan mudah memesan kamar hotel anda. Sekarang ini siapa sih yang tidak kenal Traveloka, Tiket.com, Agoda dan OTA lainnya ? Sebagian besar wisatawan dan pelaku bisnis sudah mengenal OTA. 

Apa Perbedaan OTA dan VHO ?

3. Aplikasi Channel Manager

Apabila anda bekerja sama dengan lebih dari dua OTA (Online Travel Agent), maka disarankan untuk menggunakan layanan Channel Manager. Apa sih fungsi channel manager ? Channel Manager merupakan software atau aplikasi yang berfungsi untuk mengatur / mengelola availability (allotment dan rates) kamar di berbagai OTA dari satu interface. Jadi, dengan adanya Channel Manager, anda akan dengan mudah dan cepat mengatur dan menjalankan strategi penjualan kamar di semua OTA. Anda tidak perlu mengatur inventory/alokasi kamar dari masing-masing extranet OTA.

Selain itu, Channel Manager juga dapat meminimalisir terjadnya over book / double booking. Anda bayangkan saja jika anda tidak menggunakan channel manager. Misal anda bekerjasama dengan tiga OTA, kemudian kamar di hotel anda sisa satu kamar. Ketika masuk reservasi dari salah satu saluran/channel OTA, anda harus mengurangi inventory di OTA lainnya. Bersamaan dengan pengurangan inventory di satu OTA, ada kemungkinan sudah masuk lagi reservasi dari OTA lainnya. Dengan channel manager, ketika ada satu atau lebih reservasi masuk dari salah satu OTA, maka inventory di OTA lainnya akan berkurang atau update otomatis.

4. Web Booking Engine

Tahap terakhir adalah web booking engine. Jika hotel anda sudah memiliki banyak member / tamu tetap, disarankan juga untuk memiliki web booking engine sendiri. Yaitu, sebuah website hotel yang memungkinkan tamu untuk booking kamar di hotel anda. Anda dapat memberikan informasi kepada tamu / member hotel anda, bahwa mereka dapat reservasi melalui website hotel anda. Dengan begitu, maka dapat meminimalisir biaya komisi agensi lain.

Sampai sini, apakah anda sudah ada gambaran aplikasi apa yang anda butuhkan untuk bisnis hotel anda ? Semoga artikel ini membantu. Terima kasih.

• #hotelier
• #aplikasihotel